23 oktober 2015 Floris

Verander het spel van onderhandelen

We staan er niet zo bij stil, maar we doen het iedere dag: onderhandelen. Het is een deel van ons leven. Met je kinderen over hoe laat ze thuis komen, met een vriend waar je afspreekt, hoeveel iets moet kosten in de winkel, een gratis trekhaak bij je nieuwe auto et cetera. Soms over kleine dingen, soms over hele grote bedragen. Veel mensen vinden onderhandelen lastig en vervelend om te doen. Het geeft ze geen goed gevoel en daarom doen ze het liever niet.

Het kan ook anders! Onderhandelen kan ook leuk zijn: goed voor beide partijen, het verstevigt de relatie en je krijgt er energie van. In dit artikel schrijf ik over hoe je dat doet: verander het spel en leer beter onderhandelen met oog voor de relatie en de lange termijn. Hoe werkt het en hoe kan je het zelf direct toepassen?

Hoe het vaak gaat: positioneel onderhandelen

In onderhandelingen gaat het vaak mis als we eerst denken aan onszelf en over onze positie beginnen. Laat ik dit verduidelijken met een voorbeeldsituatie.

Tijdens mijn trainersopleiding oefende ik met een fictieve situatie. Ik was trainer en de training duurde tot 20:30 uur, waarna er een gezamenlijk diner zou zijn. Een vrouwelijke deelnemer wilde Goede Tijden, Slechte Tijden kijken vanaf acht uur. Ze wilde eerder stoppen en liever niet meedoen zodat ze niks zou missen. Ik wilde met haar en de rest van de groep de training tot half negen afmaken. Ik legde mijn bod neer: ‘je doet mee, zo wil ik het’. Ik bleef aandringen op ‘meedoen is belangrijk’, ‘kom op nou’ en ‘ik reken op je, wat is er nou toch?’.

Ik deed wat we meestal doen: we leggen een bod neer – onze positie – en zijn dan direct “positioneel” aan het onderhandelen. Als je dit doet en je gaat argumenteren over elkaars posities levert dit vaak frictie op. Je neemt telkens een positie in die de ander niet wil. Vaak levert dit onverstandige overeenkomsten op, omdat je telkens een ander bod doet en je de ander tegemoet komt. Dit spel kost veel tijd omdat je continue aan het nadenken bent over je volgende positie. Het brengt relaties in gevaar omdat je te weinig denkt aan de ander en omdat de verschillen zo duidelijk zijn.

Verander het spel: ga principieel onderhandelen

Terug naar de fictieve situatie.

De onderhandeling ging door, totdat ik me verplaatste in haar situatie en bedacht hoe het is als ik een favoriet tv-programma niet zou kunnen zien. Ik bedacht dat dat ook niet leuk is, het is jammer als je iets moet missen wat je heel leuk vind. Zodra ik dit had gedaan, begreep ik haar en zag haar belang in: ze wilde niets van het programma missen. Met dit belang duidelijk en het mijne ook, konden we samen op zoek naar nieuwe mogelijkheden.

Wat ik anders deed heet “principieel” onderhandelen: op zoek gaan naar een oplossing die voor beide partijen optimaal is. Principieel onderhandelen – ook wel de Harvard-methode genoemd – werd in 1981 ontwikkeld door de Harvard Business School, werkgroep Onderhandelen. Zij stelden zichzelf de vraag: wat is de beste aanpak als mensen onenigheid hebben? Ze kwamen tot de conclusie dat het in praktisch elk geval beter is om principieel te onderhandelen. Hoe werkt het? De vier belangrijkste punten van deze methode.

1. Besteed aandacht aan de relatie.

Onderhandelaars zijn mensen. Elke onderhandelaar heeft twee soorten belangen: de zaak zelf en de relatie. Bedenk tijdens het hele proces: besteed ik voldoende aandacht aan de relatie? Als je de relatie wilt versterken, dan helpt het om je gezichtspunt te veranderen: ga in de ander zijn of haar schoenen staan. Let wel, je hoeft het niet met de ander eens te zijn, maar je kunt wel proberen zijn standpunten te begrijpen. Door elkaars zienswijze te bespreken, versterk je de relatie. Besteed aandacht aan de emoties van de ander en erken dat die er mogen zijn.

2. Richt je op belangen, niet op posities.

Kijk dan naar het probleem. Ga eerst op zoek naar de belangen van de ander. Pel de ander zijn of haar belangen door actief te gaan luisteren, samenvatten en doorvragen. Doe moeite om de ander eerst te begrijpen: wat is je belang? Waarom is dat belangrijk voor je? Wat betekent dat dan voor je? Breng vervolgens je eigen belang naar voren. Begin met je belangen, kom daarna pas met conclusies of voorstellen. Geef een levendige beschrijving van je belangen: gebruik klare taal die de ander begrijpt. Controleer of de ander je begrijpt.

3. Zoek nieuwe mogelijkheden in wederzijds belang.

Als je de belangen van elkaar helder hebt is het tijd om nieuwe mogelijkheden te verkennen. Doe gezamenlijk een brainstormsessie en stel: wat als alles mogelijk is? Bedenk zoveel mogelijk ideeën zonder te bepalen of ze goed of fout zijn. Schrijf dingen op en maak beide belangen en ideeën visueel om tot nieuwe oplossingen te komen. Scheid de brainstormsessie van het onderhandelingsgesprek om tot nieuwe ideeën te komen.

4. Dring aan op objectieve criteria.

Het is vaak zo dat belangen met elkaar in conflict zijn: jij wilt een lagere prijs voor je nieuwe auto betalen; de verkoper wil een hogere. Hoe ga je om met die verschillende belangen? In het algemeen gaan onderhandelaars dan positioneel onderhandelen en gebruiken druk om hun zin te krijgen. Doe het niet! Zoek met de ander naar objectieve criteria om het probleem te regelen. Zoek naar redelijke normen voor elk geschilpunt en zorg dat beide partijen het hiermee eens zijn. Het is handig om ter voorbereiding na te denken over deze normen, zodat je deze kunt gebruiken in de onderhandeling.

Behaal betere resultaten met behoud van de relatie en richt je op de lange termijn: verander het spel en ga vanaf nu principieel onderhandelen. Veel succes!

Heb je het idee dat er te veel wordt onderhandeld in je organisatie of onderneming? Vind je dat dit minder moet maar weet je niet hoe je dit kan keren? Laten we dan eens koffie drinken, ik heb het er graag met je over.

Prikkel anderen, deel dit artikel:

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Koffie?

Wij houden van pittige koffie en van pittige uitdagingen. Dus laten we eens koffie drinken als u denkt dat u een onoplosbaar probleem hebt.