Halverwege deze week was ik vooral brandjes aan het blussen in plaats van werken aan belangrijke zaken. Herkenbaar? Geen overzicht in je werkzaamheden en het gevoel dat je achter de feiten aanloopt? Dat je het allemaal niet afkrijgt? Vervelend. Hoe zorg je ervoor dat je meer grip krijgt op je werk? Hoe zorg je ervoor dat je alleen nog maar dingen doet die belangrijk zijn? In deze blog deel ik een aantal lessen in time-management.
Het gaat om zelf-management
In trainingen over time-management zeg ik vaak: ’time-management bestaat niet’. We kunnen immers de tijd niet managen. De tijd loopt toch door, hoe je het ook wendt of keert. De seconden tikken door, de uren gaan voorbij, de wereld draait gewoon door. Je kunt de tijd niet beïnvloeden, je hebt er geen controle over. Waar je wel direct invloed op hebt? Jezelf. Hoe je met tijd omgaat. Daar ligt het verschil: time-management is zelf-management.
Hoe manage je jezelf? Denk vanaf nu niet meer aan tijd die je hebt om iets te bereiken. Als je dat doet richt je je op efficiëntie: de doelmatigheid van het middel tijd die je wilt gebruiken om een doel te bereiken. Je richt je op het proces – de tijd – om een doel te bereiken en daar heb je geen invloed op. Richt je vooral op de effectiviteit: focus op de uitkomst, denk eraan om het doel zo treffend mogelijk te raken. Neem daar zoveel tijd voor als nodig is: het draait om de kwaliteit.
Stel prioriteiten
Belangrijke zaken eerst. Start met prioriteiten stellen. Hoe doe je dit? Gebruik de prioriteitenmatrix van Dwight D. Eisenhower, die vooral beroemd werd door schrijver Stephen R. Covey in zijn boek De zeven eigenschappen van effectief leiderschap. De prioriteitenmatrix ontstaat door twee tegenstellingen tegenover elkaar te zetten: belangrijk vs. onbelangrijk en urgent vs. niet urgent. Je krijgt dan de volgende matrix met vier kwadranten, aangeduid met een Q:
| urgent | niet urgent | |
| belangrijk | Q1:hoogste prioriteit, meteen uitvoeren |
Q2: tijd inplannen, niet uitstellen |
| onbelangrijk | Q3: beslist nee zeggen | Q4: geen prioriteit, mee stoppen |
Belangrijk zijn zaken die opvallen en/of veel mensen treffen. Zaken die bijdragen aan je succes en resultaat. Urgent zijn zaken die vóór een bepaalde tijd af moeten zijn. Richt je alleen nog op zaken die belangrijk zijn én urgent en zaken die belangrijk zijn en niet-urgent: richt je dus alleen op kwadrant Q1 en kwadrant Q2.
Hoe werkt dit in de praktijk?
- Maak elke dag of elke week een overzicht van werkzaamheden die je wilt doen.
- Stel jezelf bij elke taak twee vragen: is het belangrijk? En is het urgent? Plaats de taak in het juiste kwadrant.
- Maak een planning voor je werkzaamheden. Hierbij geldt: taken met de hoogste prioriteit (belangrijk én urgent) gaan voor andere taken. Daarna komen zaken die belangrijk zijn en niet-urgent: Q2.
- Zeg vriendelijk en beslist nee tegen zaken die onbelangrijk zijn en urgent – Q3 – en doe de zaken die onbelangrijk zijn en niet-urgent helemaal niet meer. Komt er een urgente taak op je pad, dan heb je je planning te herzien. Denk eerst na of de taak werkelijk zo belangrijk en urgent is. Plan je dag niet helemaal vol. Houd ruimte voor onverwachte zaken.
- Werk je taken één voor één af en probeer niet alles tegelijk te doen. Vooral als je het druk heb wil je soms meerdere dingen tegelijk doen. Blijf koel en rond je taken rustig stuk voor stuk af.
Kan er in je onderneming of organisatie meer gestuurd worden op effectiviteit? Of wil je eens sparren over meer effectief zijn in je werk? Laten we dan eens een kop koffie drinken.
