7 maart 2013 Gabe

Analyseer de werkdruk met je team [deel 2]

Dit is het tweede deel van een tweedelig artikel waarin ik een methode beschrijf waarmee je de werkdruk in je team of organisatie kunt onderzoeken en daarmee te ontdekken in welke cirkeltjes jullie rond rennen. Dat is belangrijk, want als je de cirkels kent, dan kun je er iets aan doen. In het eerste deel heb ik aan de hand van een voorbeeld beschreven hoe je een systeemdiagram kunt gebruiken om de werkdruk inzichtelijk te maken en hoe je er de oplossingsrichting mee kunt bepalen. In dit deel beschrijf ik hoe je samen met je team of afdeling een systeemdiagram opstelt.

De methode bestaat uit een tweetrapsraket. Eerst gaan teamleden individueel aan het werk, waarna de individuele resultaten worden samengevoegd. Zo ontstaat een diagram dat is tot stand gekomen door inbreng van het hele team. Bovendien geeft het een completer beeld dan het individuele verhaal van teamleden. De betrokkenheid van teamleden zorgt er voor dat het systeemdiagram wordt geaccepteerd als probleembeschrijving en dat er gezamenlijk een oplossingsrichting kan worden gekozen. Laten we eens dieper inzoomen op de methode.

Voorbereiding

Voor dat je bezig kunt moet je natuurlijk een aantal zaken regelen:

  • De maximale groepsgrootte is ongeveer 12. Is je team of afdeling groter, splits dan de groep op. Je maakt dan per groep een systeemdiagram. 
  • Neem er de tijd voor, minimaal vier uur.
  • Zorg voor iets lekkers te eten en te drinken.
  • Zorg voor Post-it’s, schrijfblokken, voldoende pennen en whiteboardstiften.
  • Je hebt per groep een whiteboard nodig.
  • Er is één persoon procesbegeleider, liefst iemand van buiten het team. Deze persoon doet niet inhoudelijk mee.

Het programma heeft de volgende onderdelen:

  1. Inleiding en uitleg
  2. Eerst individueel…
  3. …dan samenbrengen
  4. Resultaten presenteren
  5. Oplossingsrichting bepalen

Ik ga hierna deze vijf stappen bij langs.

Stap 1: Inleiding en uitleg

Stel een concreet doel voor de sessie. Bijvoorbeeld: aan het einde van deze sessie hebben we inzicht in de factoren die onze werkdruk veroorzaken en welke acties we gaan doen om de werkdruk te verminderen. 

Ten aanzien van het proces is het goed om het volgende met de groep te bespreken:

  • Leg uit wat de bedoeling is. Je kunt daarvoor het voorbeeld uit deel 1 gebruiken.
  • Bespreek de vijf stappen die jullie gaan doorlopen.
  • Een systeemdiagram is niet ‘de waarheid’ of goed of fout. Het is een weergave van hoe een team hun situatie ervaren. Daarom is het ook prima dat er verschillende systeemdiagrammen ontstaan als je de groep splitst: verschillende systeemdiagrammen geven meer inzicht.
  • Iedereen doet mee! Als je niet mee wilt doen, verlaat dan nu de zaal.

Nu is het tijd om echt te beginnen!

Stap 2: Eerst individueel…

In deze stap gaan deelnemers eerst individueel aan het werk. In sessies als dit is het voor de betrokkenheid bij het proces en de acceptatie van het systeemdiagram belangrijk dat iedereen zijn eigen inbreng kan geven. Bovendien blijkt dat het groepsproces een beter resultaat oplevert als de deelnemers aan een creatieve sessie eerst individueel hun mening hebben gevormd. Aan het einde van deze stap hebben alle deelnemers een aantal Post-it velletjes met daarop de belangrijkste punten die gerelateerd zijn aan het team en de werkdruk.

De procesbegeleider geeft de deelnemers de volgende opdrachten:

  1. Schrijf voor jezelf een verhaal over het team en werkdruk (ca. 10 minuten). Schrijf vrij, let niet op grammatica en spelfouten. Gebruik de onderstaande vragen als inspiratie:
      • In wat voor situaties komen jullie vaak terecht?
      • Wat zie je voor gedrag bij jezelf en collega’s?
      • Wat voor gevoel heb je regelmatig?
      • Wat vind je belangrijk in het team?
  2. Lees je verhaal door en onderstreep de belangrijkste punten (ca 5 – 8)
  3. Schrijf deze punten op Post-it’s, gebruik één Post-it per punt.

Ga direct verder naar stap 3, want een deel van het team kan na de eerste stap in deze pauze nemen. 

Stap 3: . . .daarna samenbrengen

In deze stap wordt het systeemdiagram gemaakt. Dat gaat als volgt. Iedere deelnemer plakt zijn Post-it’s op het whiteboard. Dat levert een chaos aan geeltjes op, waar niemand nog chocolade van kan maken. Daarom is het volgende stapje om de geeltjes enigszins te clusteren. Er zullen waarschijnlijke meerdere mensen zijn die ‘Werkdruk’, ‘Geen heldere prioriteiten’ et cetera hebben genoteerd. Deze Post-it’s kunnen bij elkaar worden geplakt. De procesbegeleider vraagt twee vrijwilligers om dit te doen. De rest van het team kan pauzeren. De ervaring is dat het clusteren al snel een kwartier in beslag neemt.

Whiteboard Werkdruk Systeemdiagram

Als het clusteren klaar is, kan het team de pijlen gaan trekken. Hierbij geeft de proces begeleider de volgende instructies:

  • Doe het samen: luister en begrijp wat de ander zegt
  • Durf het: er is geen goed of fout; overleg en trek pijlen
  • Een pijl betekent niet: als dit gebeurt, dan gebeurt dat daarna (chronologie)
  • Maar: welke invloed heeft een variabele op een andere variabele. Bijvoorbeeld als de werkdruk oploopt, dan loopt ook het aantal fouten op, neemt de werkdruk af, dan neemt ook het aantal fouten af.
  • Probeer tot sluitende feedbacklussen te komen

Het resultaat van de samenwerking is een systeemdiagram, zoals in de bovenstaande afbeelding. Een redelijk onoverzichtelijke kluwen van geeltjes en pijlen op een whiteboard. Het is van belang om deze kluwen te ontwarren en netjes te presenteren. Dit gaat het eenvoudigst door het in te voeren in de computer. Een handig programma om dit mee te doen is bijvoorbeeld yEd Graph Editor. Maar je kunt ook de tekenfunctie van Powerpoint of Keynote gebruiken.

De procesbegeleider of een deelnemer zet het systeemdiagram in de computer. Dit neemt vaak enige tijd in beslag. Voor de inzichtelijkheid van het systeemdiagram is het belangrijk dat er zo min mogelijk kruisingen zitten in de pijlen. Werk met gekeurde pijlen om de feedback-lussen aan te geven.

Stap 4: Resultaten presenteren

De procesbegeleider presenteert de ‘nette’ versie van het systeemdiagram. Samen met de groep doorloopt de procesbegeleider het systeemdiagram op een logische wijze: probeer het als een goedlopend verhaal te vertellen. De procesbegeleider vraagt of de deelnemers het geschetste patroon herkennen.

Op dit punt is het ook mogelijk om het systeemdiagram aan te passen. Soms kan door het trekken van één extra pijl een hele logische feedback-lus worden gecreëerd of kan het systeemdiagram door het samenvoegen van twee variabelen worden vereenvoudigd. Let op dat de aanpassingen door alle aanwezigen worden begrepen en geaccepteerd.

Stap 5: Oplossingsrichting bepalen

Het bepalen van de oplossingsrichting is ook een gezamenlijke inspanning. De procesbegeleider vraagt aan de groep welke problemen ze ziet en welke acties moeten worden gedaan om tot een oplossing te komen.

Formuleer de oplossingen als concrete doelen: welk resultaat willen jullie wanneer bereikt hebben en wie is de resultaat-verantwoordelijke? Zorg er voor dat de eerste stap binnen een paar dagen gezet wordt en maak een planning, zodat de werkdruk geen roet in het eten gooit.

Mocht je vragen of opmerkingen hebben over deze methode, laat dan hieronder een reactie achter. Succes!

Procesbegeleider nodig?

Ontdek zelf de oorzaak van werkdruk in je team of afdeling. Neem nu contact op, want wij begeleiden het proces vakkundig en helpen je de cirkeltjes te doorbreken.

Getagd: ,

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Koffie?

Wij houden van pittige koffie en van pittige uitdagingen. Dus laten we eens koffie drinken als u denkt dat u een onoplosbaar probleem hebt.