26 februari 2013 Gabe

Analyseer de werkdruk met je team [deel 1]

Werkdruk. Dat gevoel van druk-druk-druk-druk, nog even dit, nog even dat. Collega’s die ondertussen binnenkomen en je dingen vragen. Rennen van overleg naar overleg, standaard een paar minuten te laat. Met een bonkend hart, alles ad hoc, niets helemaal af. Geen tijd voor structurele oplossingen. Rond rennen in eindeloze cirkeltjes. Hoe kom je daar ooit uit?

Hoewel werkdruk een individuele ervaring is, lijden hele teams, organisaties en zelfs beroepsgroepen, zoals docenten, aan een structureel hoge werkdruk. In dit tweedelige artikel beschrijf ik een methode waarmee je de werkdruk in je team of organisatie kunt onderzoeken. Je maakt daarmee de cirkeltjes waar jullie in rond rennen inzichtelijk. Dat is belangrijk, want als je de cirkels kent, dan kun je er iets aan doen.

Het verminderen van werkdruk is lastig. Niet in de laatste plaats omdat het tijd en energie kost, iets waar je juist een tekort aan hebt. Maar vooral ook omdat de oorzaak lastig te achterhalen is. Er zijn zoveel elementen van invloed op de werkdruk, dat je moeilijk kunt bepalen aan welke knop je moet draaien om het te verminderen. Het voelt vaak als een chaotische brij aan dingen die er voor zorgen dat je werkdruk ervaart.

Systeemdiagram: een kaart van de chaos

Om grip te krijgen op die chaos, gaan we de chaos in kaart brengen. Dat doen we met behulp van een systeemdiagram (zie afbeelding hieronder), een tool uit het systeemdenken. Belangrijk in het systeemdenken is dat zaken niet als losstaande elementen worden gezien, maar dat de verbanden tussen elementen ook in kaart worden gebracht. In de inleiding van dit artikel heb ik een aantal dingen genoemd die je vaak hoort als het over werkdruk gaat: ad hoc werken, veel vergaderen, collega’s die storen enzovoort. Wat is het verband tussen deze elementen? En hoe breng je die in kaart? Laten we dat eens bekijken aan de hand van een voorbeeld.

Voorbeeld systeemdiagram

Een voorbeeld

Stel dat er een technisch serviceteam is dat een hoge werkdruk ervaart. Een voor de hand liggende oplossing is dan om tijdelijk meer medewerkers, bijvoorbeeld van een uitzendbureau, in te zetten. De aanname is dan dat vele handen licht werk maken. In onze voorbeeld situatie blijkt dat niet te werken. Na twee weken constateren de teamleden dat de werkdruk verder is toegenomen. Moeten ze nog een uitzendkracht aannemen of speelt er iets anders?

De manager van het team besluit om gezamenlijk een systeemdiagram op te stellen om meer inzicht te krijgen in de situatie. Wanneer met een systeemdenk-bril wordt gekeken naar dit team, dan is niet alleen werkdruk onderwerp van onderzoek. Het team en haar omgeving wordt als een systeem beschouwd, de werkdruk wordt ervaren binnen een context. Door zo te kijken wordt inzicht verkregen in het grote geheel.

Na een brainstorm komt het team tot het systeemdiagram dat is weergegeven in de bovenstaande afbeelding. Uit dit systeemdiagram is af te leiden dat er meer speelt dan alleen een hoge werkdruk. Er worden fouten gemaakt, wat hersteltijd kost, trainingen worden uitgesteld en er is een gebrek aan kennis. Bovendien is af te leiden hoe de verschillende variabelen elkaar beïnvloeden: het maakt een mooie cirkel van zich versterkende factoren.

Op basis van dit systeemdiagram concludeert het team dat hun kennis onvoldoende is, waardoor de fouten worden gemaakt. Regelmatig wordt nieuwe apparatuur geïntroduceerd, wat dit tekort alleen verder vergroot. Ook kiest de manager er voor om als de werkdruk toeneemt, trainingen uit te stellen. Het wordt duidelijk dat het inhuren van de uitzendkracht zelfs averechts kan werken, omdat deze het tekort aan kennis alleen verder vergroot.

De manager en het team besluiten samen dat ze de trainingen gaan plannen en dat ze iedere week een sessie houden om de gemaakte fouten te analyseren om hier van te leren en ze te voorkomen. Op deze wijze slaagt het team er in om het cirkeltje te doorbreken en de werkdruk te verlagen.

Feedback-lussen

Het team in het bovenstaande voorbeeld heeft dus een stap gemaakt. Doordat ze de chaos in kaart hebben gebracht, zien ze de cirkeltjes waarin ze rond rennen. Deze cirkeltjes noemen we feedback-lussen: lussen waarvan de elementen elkaar versterken of afzwakken, waarbij een variabele via een aantal andere variabelen invloed heeft op zichzelf. Bijvoorbeeld: Hoe hoger de werkdruk, hoe meer fouten, hoe meer hersteltijd, hoe hoger de werkdruk.

Door inzicht in de feedback-lussen diende in het bovenstaande voorbeeld de oplossing zich ook aan.

Hoe maak je een systeemdiagram met je team?

Door op deze manier samen het probleem te analyseren en een oplossingsrichting te kiezen, is het draagvlaak voor de oplossing ook groot. Maar hoe maak je samen met je team een systeemdiagram? Dat beschrijf ik in deel 2.

Doorbreek de werkdruk!

Ontdek zelf de oorzaak van werkdruk in je team of afdeling. Neem nu contact op, want wij begeleiden het proces vakkundig en helpen je de cirkeltjes te doorbreken. Neem nu contact op met ons »

Getagd: ,

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Koffie?

Wij houden van pittige koffie en van pittige uitdagingen. Dus laten we eens koffie drinken als u denkt dat u een onoplosbaar probleem hebt.