26 mei 2011 Gabe

Waarom zeepkistsessies onzin zijn en wat wel werkt [deel 2]

In deel 1 beschreef ik hoe zeepkistsessies vaak verlopen. Ze worden min of meer verplicht gesteld en de boodschap is voor veel mensen niet interessant of zelfs onbegrijpelijk. Bovendien, ook als ze het begrijpen wil dat nog niet zeggen dat ze het een goed idee vinden en hun gedrag aanpassen. Het positieve effect van dit soort formele zeepkistsessies is vaak nihil. Een onbedoeld effect is vaak groter: mensen verzetten zich tegen de aangekondigde verandering.

In de jaren negentig is er onderzoek gedaan naar de meest effectieve manieren om mensen te beïnvloeden. Uit dit onderzoek komt naar voren dat de invloedstactieken die in een zeepkistsessie worden gebruikt, weinig actieve betrokkenheid en steun opleveren. De cijfers: rationeel overtuigen levert 23% betrokkenheid, legitimeren 0% en druk uitoefenen 3%. Dat is vaak minder dan wat gehoopt en verwacht wordt van een zeepkistsessie. Daar tegenover staan indrukwekkende cijfers van het percentage mensen dat weerstand gaat vertonen: van rationeel overtuigen is dat 47%, legitimeren 44% en druk uitoefenen levert bij 57% weerstand op. Dat kan anders.

Uit hetzelfde onderzoek blijkt namelijk dat inspireren en consulteren totaal andere effecten hebben. Laten we eerst eens naar inspireren kijken.

Als je er in slaagt om mensen mensen te inspireren, dan levert dat de actieve betrokkenheid en steun van 90% van de mensen en het roept geen weerstand op. Wauw, wat een verschil met het bovenstaande! Als je er in slaagt om mensen in hun ziel te raken met je verandervisie, dan staat 90% er achter. Dat moet je streven zijn. En voor de duidelijkheid: de meeste mensen worden niet op zielsniveau geraakt door powerpoint-slides met cijfers. Doorgaans worden ze door een eenvoudige, kernachtige boodschap geraakt: ‘Change’ van Obama, ‘I have a dream’ van King. De belangrijkste reden waarom mensen hierdoor werden geraakt? Omdat de spreker zelf tot in het diepst van zijn ziel overtuigt was van de boodschap. Gandhi had niet voor niets de bijnaam Mahatma: grote ziel. Doen alsof werkt echt niet.

Consulteren levert iets minder mooie cijfers: 55% betrokkenheid en steun en 18% weerstand. Toch denk ik dat een combinatie van inspireren en consulteren de beste vervanger is voor een formele zeepkistsessie. Met inspireren zet je mensen aan tot actie, maar inspireren betekent niet dat je ze verteld hebt wat ze precies moeten doen. Dat kunnen ze meestal zelf wel bedenken. Gebruik de creativiteit en het talent van je mensen door ze bij het concretiseren van de verandering te betrekken.

Tijdens mijn studie heb ik vier niveaus om mensen te betrekken bij een organisatieverandering geleerd. Daarbij aangetekend dat het achteraf informeren via een zeepkistsessie niet als het betrekken van mensen wordt gezien. De niveaus zijn:

  1. Mee wetenmensen worden vroegtijdig geïnformeerd dat er verandering aan gaat komen en dat ze daarvan regelmatig op de hoogte worden gehouden. Het is duidelijk waar ze met vragen terecht kunnen. Het management geeft aan waar ze staan – ook als ze iets weten, maar nog niet kunnen vertellen.
  2. Mee denken op dit niveau mag iedereen naast ‘mee weten’, ook meedenken. Ze nemen niet direct deel aan de gesprekken, maar kunnen wel hun ideeën kwijt in een ideeënbus, via intranet of op een andere manier. Het management geeft duidelijk aan waar ze behoefte aan heeft en  wat ze met de input hebben gedaan.
  3. Mee praten er worden informele sessies belegd waar mensen hun inbreng kunnen leveren. Dit kan op allerlei manieren: creatieve sessies, interviews, lager huis-sessies, online chatsessies, rondetafelgesprekken etcetera. Het hogere management is aanwezig bij dit soort bijeenkomsten, op zijn minst om de resultaten gepresenteerd te krijgen.
  4. Mee beslissen de organisatieverandering wordt een soort democratisch proces waarin iedereen invloed heeft op de besluitvorming.

Het is een simpel rijtje, maar mijn ervaring is dat het veel inzicht geeft. Je kunt bij de start van een verandertraject kiezen op welke manier en met welke intensiteit je mensen betrekken. Niveau 3 ‘mee praten’ is wat hier boven met ‘consulteren’ wordt bedoeld.

Als het betrekken van mensen dan relatief eenvoudig is, waarom blijven we dan toch zeepkistsessies organiseren? Ik denk dat je als managementteam altijd wel een reden vindt om het alleen te willen doen:

  • Als we ze betrekken, dan willen ze mee beslissen en dat kan niet.
  • Als wij het al niet weten, hoe moeten zij het dan weten?
  • Als wij hen vragen, geven we het signaal af dat we het zelf niet weten. Dat tast onze machtspositie aan.
  • We hebben er geen tijd voor.

Laten we deze punten eens één voor één bij langs lopen. Om met de eerste te beginnen: er zijn drie niveaus om mensen te betrekken, waarbij ze niet mee beslissen. Wees daar gewoon duidelijk in: wij nemen uiteindelijk de beslissing, want dat is onze verantwoordelijkheid.

Het tweede punt is wel begrijpelijk als je er vanuit gaat dat je ondergedompeld moet zijn in de materie om goede ideeën te hebben. Het tegendeel is waar: juist mensen die er geen kaas van gegeten hebben, komen met verrassende inzichten die nodig zijn in een verandertraject. Vooral als je ze geraakt hebt met een inspirerende droom. Bovendien helpt het als je als manager je verhaal uitlegt aan iemand die het niet direct begrijpt. Je krijgt zo je verhaal voor jezelf ook helderder. Probeer het maar eens uit: leg je volgende keer je probleem eens voor aan je tandarts, een autoverkoper of een stagiair.

Het derde punt… Tja, als je er vanuit gaat dat kennis macht is en een gebrek aan kennis onmacht, dan klopt dit. Blijf gewoon je zeepkist gebruiken.

Wat betreft het laatste punt: eerlijk is eerlijk, soms is de tijd er ook niet om mensen mee te laten praten of zelfs mee te laten denken. Wees daar dan duidelijk over. Het enige dat je kunt doen, is de mensen dat vooraf uitleggen: jullie mogen niet meepraten, zelfs niet meedenken. Maar ‘mee weten’ is iets dat eigenlijk altijd mogelijk is. Dit gaat weerstand opleveren, wees daarop voorbereid. Soms is het niet anders.

Samengevat: stop met formele zeepkistsessies. Gewoon niet meer aan beginnen, er zijn alternatieven genoeg die beter werken. Het beste alternatief: raak in hun ziel mensen met je inspirerende boodschap. Een boodschap waar jij zelf kippenvel en twinkelende ogen van krijgt. Nodig mensen uit om vrijwillig een bijdrage te leveren in de ontwikkeling van de veranderaanpak. Geïnspireerde mensen leveren graag een bijdrage!

Een effectieve en inspirerende sessie organiseren?

Wil je een effectieve inspiratiesessie organiseren? Kun je daar wel wat ondersteuning bij gebruiken? Wij helpen je graag! Nodig ons uit voor een kop koffie

Getagd: , ,

Reacties (2)

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Koffie?

Wij houden van pittige koffie en van pittige uitdagingen. Dus laten we eens koffie drinken als u denkt dat u een onoplosbaar probleem hebt.